Препоръчано, 2019

Избор На Редактора

Напишете имейл за добро и безопасно

За да напишете добре имейл, не е достатъчно просто да отворите сайта (например Gmail или Libero Mail) или програмата за управление (като Outlook), поставете адреса на получателя и след това съставете съобщението, както ако сте написали Whatsapp, да следват определен тип правила не само да бъдат образовани и да правят електронните писма по-лесни за четене, но и да улесняват четенето, да избягват игнорирането на получателите, да избягват лошо впечатление, когато комуникациите са формални, а не хванат в спам.

Винаги е необходимо да сте точни, кратки и ясни и е много важно да запазите електронната поща в безопасност, за да не разпространявате вируси в контакти и да избягвате изтичане на информация.

Можете също така да използвате специални инструменти с Gmail, за да предотвратите всяка грешка в състава на съобщението и да улесните писането на имейл до съвършенство.

Правилата за писане на съобщения, така че да са ясни и ефективни, са както следва:

1) В най-кратък срок ще бъде необходимо да се считат за надеждни събеседници, дори и да не е възможно винаги.

2) Бъдете синтетични, избягвайте фрази или тривиални думи, за да не губите време на това кой получава електронната поща.

3) Използвайте обикновен италиански език, без излишни големи думи или термини, от които получателят може да пренебрегне смисъла.

4) Избягвайте да давате лоши новини по електронната поща.

5) Използвайте добре обекта

Обектът е заглавието на пощата, което има две функции: привлича вниманието на получателя и обобщава съобщението, за да реши дали да го прочете или не, малко "както се случва за заглавията на вестниците.

Никога не трябва да пишете имейл с празен обект, защото той лесно ще бъде пренебрегнат от получателя.

Добре написан обект трябва да е в състояние да предостави най-важната информация, дори ако получателят не трябва да отваря електронната поща.

6) Понякога при изпращане на имейл до офиси или фирми е по-добре да използвате заглавка като първа линия на тялото за електронна поща, за да определите веднага кой е адресиран, тъй като този имейл може да бъде прочетен от няколко души.

7) Съхранявайте пощенската кутия чиста, така че да групирате най-важните имейли, които заслужават бърз отговор, поставяйки останалите на заден план.

В това отношение можете да използвате функцията за съхраняване на имейли, за да изчистите входящата поща, без да изтривате нищо.

Освен това филтрите са полезни (с Gmail, използващи автоматични категории съобщения) и приложението Google InBox за Gmail, което се използва за показване на имейлите, които се считат за приоритетни, без да се има предвид датата на получаване.

8) Включете други хора в пощата, когато смятате, че информацията, изпратена в съобщението, може да бъде полезна за другите.

9) Отразете, преди да използвате скритото копие и избягвайте да го използвате, за да заблудите получателите, като изпратите това съобщение на трети страни.

10) Избягвайте да пишете с главни букви .

11) Заставянето на себе си в копие може да се направи безпроблемно, когато изпращате важно съобщение, така че да можете да го следвате и да проверявате.

12) Използвайте категориите или етикетите за всеки получен имейл, за да можете лесно да го намерите отново в бъдеще.

13) Проверете двойно списъка с получатели, за да избегнете изпращането на съобщения до онези, които не искат.

За щастие, в някои случаи можете да отмените изпращането на имейл.

За да ни помогнете да пишем имейли за добро и без грешки, можем да използваме някои специални разширения за Gmail (в Chrome), включително Email Text Formatter е много удобно разширение за премахване или стандартизиране на форматирането на имейл съобщение, ако копирате и поставите от уебсайт или друг имейл.

На практика ни позволява с няколко кликвания да нямаме проблеми с характера на писане, цветовете и стиловете, ако те са различни в едно и също съобщение.

Карина е и разширението Кратко, което принуждава да бъде кратко и синтетично в съобщенията, да не пише повече от 120 знака (разбира се, можете да пренебрегнете тази граница).

Въпреки че вече говорих за това, нека да разгледаме най-важните препоръки за сигурно изпращане на имейли и защита на вашия имейл адрес и имейл акаунт .

1) Винаги използвайте добра парола, трудна за познаване на приятели, невъзможна за откриване с хакерски програми.

Като правило никога не трябва да използвате имена, дати на раждане и изобщо думи със значение.

В друга статия как да генерирате силна и сигурна парола.

2) Използвайте двуфакторна удостоверяване, когато е възможно

Дори ако паролата е много трудна за откриване, тя все още е крехка защита за сметките на уеб сайтовете.

По тази причина е създадена по-сигурна система за защита, при която освен паролата се изисква и само-генериран код от приложение, което се променя всеки момент.

В друга статия може да се използва списъкът със сайтове, където може да се използва двуфакторна удостоверяване, включително Gmail и Outlook.com

3) Научете се да разпознавате фалшиви имейли с измами, които не са автентични

Ако получите имейл от неизвестен адрес, лошо написан или с лошо доверие, по-добре го игнорирайте, не го отваряйте и го маркирайте като спам.

Никога не сте знаели, че тя не съдържа връзка или изображение, което може да зарази компютъра ви.

5) Не отваряйте подозрителни прикачени файлове

Това е свързано с предишната точка, така че дори и да сте получили напълно легитимен имейл, но като прикачен файл имаше файл с странно име или не изглежда точно, тогава е по-добре да не го отворите.

6) Избягвайте да изпращате чувствителна информация, като номер на кредитна карта, парола или други поверителни кодове.

Няма реномирана компания, много по-малко банка ще поиска да изпрати чувствителни данни по имейл, така че всяка такава молба определено е фишинг атака.

Това е така, защото никога не знаете кой ще прочете изпратения имейл и защо не може да се изключи, че съобщението може да бъде залостено отвън.

Top